‍

Data- ja tekoälyneuvonantaja Suvi Huotari kertoo projektista, jossa selkeytettiin datan omistajuus ja luotiin selkeät periaatteet sen käytölle monimutkaisessa sidosryhmäkentässä.

Kuka olet ja mitä teet?

Olen Suvi Huotari ja työskentelen neuvonantajana erilaisissa data- ja tekoälyprojekteissa. Työni ytimessä on datan hyödynnettävyyden ja tarkoituksenmukaisen käytön parantaminen, eli toisin sanoen tiedolla johtamisen edellytysten kehittäminen esimerkiksi datan hallintamallien, palvelumuotoilun tai datastrategioiden avulla. Lisäksi varmistan, että meidän projektit päätyy onnistuneesti maaliin asti, ja ohessa opastan asiakkaita löytämään tekoälytyökaluista parempia kyvykkyyksiä. 

‍

Onko jokin projekti, joka on jäänyt erityisesti mieleen? Miksi?

Yksi mieleenpainuvimmista projekteista liittyi datan omistajuuden ja hyödyntämisen yhteisten periaatteiden määrittelyyn organisaatiossa, jossa oli useita eri sidosryhmiä. Lähtötilanne oli sekava ja eri osapuolilla oli toisistaan poikkeavat tarpeet ja näkemykset datan käytöstä.

Projekti jäi erityisesti mieleen siksi, että onnistuimme yksinkertaistamaan monimutkaisen kokonaisuuden ja luomaan selkeät periaatteet, joiden avulla organisaatio pystyi aidosti hyödyntämään dataa liiketoimintansa tukena.

‍

Mistä projektissa oli kyse?

Kyseinen yritys toimi eräänlaisena katto-organisaationa, jonka alla toimi useita pienempiä toimijoita. Haasteena oli epäselvyys siitä, mihin käyttötarkoituksiin dataa sai hyödyntää, kuka omisti minkäkin datan ja miten data liikkui eri sidosryhmien välillä.

Näkyvyys dataan puuttui, joten käyttötapausten edistäminen oli hankalaa. Omistajuutta tulkittiin monella tapaa. Halukkuutta kehittää datalla erilaisia käyttötapauksia löytyi, mutta tähän tarvittiin lupa, sillä datan omistajuus nähtiin olevan muualla kuin kehittäjäorganisaatiossa. Tällöin datan hyödyntäminen oli jäänyt pauselle, jolloin sitä hyödynnettiin varovaisesti tai ei lainkaan.

Projektin tavoitteena oli selkeyttää datan omistajuus, määritellä datan käyttöä ohjaavat periaatteet ja luoda yhteinen ymmärrys siitä, millä perusteilla dataa voidaan hyödyntää eri käyttötapauksissa.

‍

Millaiseen ratkaisuun päädyttiin?

Lopullisessa ratkaisussa määriteltiin selkeästi, mitä dataa eri sidosryhmien välillä liikkuu ja kuka vastaa kyseisestä datasta. Vastuut ja omistajuus liitettiin siihen tahoon, jolla on edellytykset huolehtia datan laadusta, ajantasaisuudesta, tietosuojasta ja käyttöä koskevasta päätöksenteosta.

Erityisesti yhdistetyn datan kohdalla omistajuus oli aiemmin epäselvää, mutta projektin aikana tämä saatiin kirkastettua. Ratkaisun tueksi tuotettiin sekä viestinnällistä materiaalia että virallisempaa dokumentaatiota, jotta periaatteet saatiin jalkautettua arkeen.

‍

Millaisia haasteita projektissa ilmeni?

Suurin haaste oli oikean tarkastelutason löytäminen. Välillä mentiin hyvin syvälle yksityiskohtiin ja tarkasteltiin konkreettisesti, mitä dataa oli olemassa. Toisinaan taas liikuttiin hyvin strategisella tasolla ja pohdittiin kokonaiskuvaa, kun taas toisessa hetkessä oltiin hyvin syvällä järjestelmämaailmassa.

Tasapainon löytäminen näiden kahden välillä oli tärkeää, sillä projektilla oli rajattu aikataulu eikä kaikkea ollut mahdollista ratkaista kerralla. Lisäksi projektin edetessä esiin nousi uusia näkökulmia ja muutostarpeita, joita ei alkuvaiheessa osattu ennakoida. Toimin projektissa sekä asiantuntijana että projektipäällikkönä, mikä toi oman lisänsä tekemiseen mutta toisaalta mahdollisti sujuvan aikataulutuksen ja päätöksenteon osana omaa asiantuntijaroolia.

‍

Millainen vastaanotto ratkaisulle oli?

Ratkaisu otettiin vastaan hyvin. Asiakkaan kanssa syntyi luottamuksellinen ja avoin ilmapiiri, jossa asioista pystyttiin puhumaan rehellisesti ja suoraan. Tämä oli erityisen tärkeää, koska kyseessä oli yksi organisaation ensimmäisistä tämän tyyppisistä projekteista. Datan hallintamallit itsessään voidaan nähdä hyvinkin sanasokkeloina, joten kielen yksinkertaistaminen ja asioiden konkretisointi käytännön esimerkkien kautta oli välttämätöntä. Tavoite ei ole täydellinen hallintamalli, vaan sellainen joka oikeasti toimii.

Oli hienoa huomata, että asiakkaat uskalsivat tuoda esiin odotuksensa ja näkemyksensä avoimesti. Kun asioista viestittiin selkeästi ja ymmärrettävästi, monimutkaisistakin teemoista saatiin yhteinen ymmärrys.

‍

Muita mielenkiintoisia havaintoja?

Projektin aikana syntyi yhteinen kieli ja ajattelumalli datasta, mikä helpotti merkittävästi eri toimijoiden välistä keskustelua ja vähensi tulkinnanvaraisuutta. Samalla aiemmin hiljaisena tietona tai vakiintuneina käytäntöinä eläneet toimintatavat tehtiin näkyviksi, jolloin myös puutteet ja riskit pystyttiin tunnistamaan.

Näissä projekteissa paras anti on usein se matka, ei pelkkä päämäärä (kuinka kliseistä se onkin). Parhaat opit syntyvät, kun mietitään ja pohditaan yhdessä käytännön kautta. Testasimme ideoita pariinkin otteeseen ja koulutimme asiakasta vielä projektin jälkeen. 

‍

Voisiko samaa ratkaisukonseptia soveltaa muualle?

Ehdottomasti. Datan omistajuus on ajankohtainen teema kaikissa organisaatioissa, erityisesti silloin kun datan ja tekoälyn hyödyntäminen lisääntyy. Riippumatta organisaation rakenteesta tarvitaan aina selkeä vastuutaho datalle, jotta sitä voidaan käyttää hallitusti ja vastuullisesti. Vaikka kyseinen organisaatio ei ollut rakenteeltaan kaikkein tyypillisin, samat periaatteet pätevät laajasti erilaisissa toimintaympäristöissä.

‍

Mikä oli parasta projektissa?

Parasta projektissa oli yhteinen ajattelutyö ja se, miten eri osapuolet saatiin pohtimaan datan käyttöä ja omistajuutta käytännön esimerkkien kautta. Lisäksi kokonaisvastuu projektista ja sen vieminen alusta loppuun teki työskentelystä sujuvaa ja merkityksellistä, kun suunnittelu ja toteutus kulkivat käsi kädessä tiiviissä yhteistyössä asiakkaan kanssa.

Avoin kommunikaatio mahdollisti sen, että luottamus asiakkaan kanssa toi esiin myös niitä kohtia, jotka projektin edetessä vaativat vielä lisäselkeytystä suunnitelmaan nähden. Lopulta oli palkitsevaa nähdä, miten projektin aikana tehdyt valinnat ja keskustelut kiteytyivät selkeäksi ratkaisuksi monimutkaisesta kokonaisuudesta.

‍