Helenin lämpö- ja jäähdytysliiketoiminnassa dataa on paljon, mutta yhteinen malli sen hallintaan puuttui. Liiketoiminnan kehityspäällikkö Vera Borodulin kertoo projektista, jonka tavoitteena oli muuttaa hajanaiset datavastuut määritellyksi datan hallintamalliksi.
Millainen datan hallinnan tilanne oli ennen projektia?
Lähtötilanne oli monelle organisaatiolle tuttu. Dataa oli paljon, mutta sen johtamiseen ei ollut järjestelmällistä toimintamallia. Datan omistajuusrooleja oli paperilla, mutta niiden sisältö oli käytännössä epäselvä. Datan hallintaa lähestyttiin enemmän järjestelmä- kuin liiketoimintakysymyksenä.
"Dataomistajuusrooleja oli, mutta niiden todellinen vastuu jäi epäselväksi", Borodulin sanoo. "Datan hallinta oli enemmän järjestelmäkeskeistä kuin osa liiketoiminnan ohjausta."
Millaista yhteistyö Data Designin kanssa oli?
Borodulinin mukaan yhteistyö oli sujuvaa ja vei asioita eteenpäin. Projekti eteni suunnitelman mukaan, ja ensimmäiset työpajat näyttivät työtavan, johon hän pystyi luottamaan. Konkreettisin arvo oli siinä, että lämpö- ja jäähdytysliiketoiminta pääsi liikkeelle.
"Jos olisimme lähteneet viemään tätä eteenpäin pelkästään omin voimin, eteneminen olisi todennäköisesti ollut hitaampaa ja haastavampaa", Borodulin sanoo. "Yhteistyö Data Designin kanssa antoi meille hyvän startin. Nyt meillä on hyvä pohja lähteä etenemään."
Mitä oivalluksia projektin aikana syntyi?
Tärkein muutos tapahtui ajattelussa. Datan hallinta ei ole järjestelmäkysymys vaan johtamiskysymys, ja hallintamallin pitävät pystyssä juuri roolit ja vastuut.
"Data ei ole pelkästään järjestelmäasia. Se on liiketoiminnan johtamisen väline. Selkeät roolit ja vastuut ovat kriittisiä, sillä ilman niitä malli ei voi toimia eikä datanhallinta voi olla systemaattista."
Tästä seurasi Borodulinin mukaan kaksi muuta oivallusta. Datan hallintaa ei voi ulkoistaa IT:lle eikä pienelle data-asiantuntijoiden joukolle, vaan osaamisen on elettävä koko liiketoiminnassa. Data ja liiketoimintaprosessit eivät myöskään ole erillisiä maailmoja. Niiden yhteys pitää mallintaa harkiten, sitä ei voi olettaa.
Mikä konkreettisesti muuttui?
Lämpö- ja jäähdytysliiketoiminnalla on nyt määritelty datan hallintamalli. Vastuut ja roolit on kuvattu. Aiemmin jäsentymätön kokonaisuus on jaettu tietoryhmiin, joiden avulla datasta voi puhua liiketoiminnan kielellä.
Tiimi tietää myös, ketkä ovat kunkin tietoryhmän mahdollisia datan omistajia ja datavastaavia. Datan ja liiketoimintaprosessien yhteys on paikoillaan. Se ei ole vielä valmis, mutta data ja prosessit eivät enää ole erillisiä maailmoja.
"Meillä on nyt kuvattu ja määritelty malli", Borodulin sanoo. "Tietyt vastuut ja roolit, ja rakenne sille, miten datakokonaisuutta voitaisiin hallita jatkossa."
Mitä seuraavaksi tapahtuu?
Seuraavaksi malli otetaan käyttöön pilottien kautta. Samalla nimetään datan omistajat ja datavastaavat ja perehdytetään heidät rooliinsa. Tämän vuoden tavoite on, että määritellystä mallista tulee arjen käytäntö ja sen omistajuus siirtyy linjaorganisaatiolle.
"Tämän vuoden aikana on tavoite, että siirrymme mallista siihen, että se on oikeasti käytössä."
Millaisille organisaatioille tällainen projekti sopii?
Borodulinin mukaan eniten hyötyvät organisaatiot, joissa on paljon dataa, useita järjestelmiä ja siiloja. Niissä datavastuut ovat usein niin epäselviä, että hämmennys näkyy arjessa.
"Uskoisin, että aika moni organisaatio tunnistaa tämän tilanteen", hän sanoo.
Mitä neuvoisit vastaavaa projektia suunnittelevalle?
Mallin määrittely on tärkeä etappi, mutta vain etappi. Käyttöönotto on kokonaan oma työnsä. Yhtä tärkeää on, ketkä ovat mukana. Kyse ei ole pelkästä liiketoimintaprojektista eikä IT-projektista, ja oikeat ihmiset löytyvät usein eri puolilta organisaatiota.
"Ulkopuolista sparrausta ja asiantuntemusta kannattaa hyödyntää alussa, jotta liikkeelle pääseminen on helpompaa. Yhtä tärkeää on varmistaa liiketoiminnan sitoutuminen alusta alkaen, ettei kokonaisuus jää vain IT- ja dataihmisten vastuulle."
